Zet onderhoud met een TIK op de kaart

“Met het vliegtuig.

Naar Amérika notabene.

Het hele managementteam in touw, om effe lekker de strategie te herijken”.

Mijn overbuurman op de buurtborrel blijft doorrazen, over kilo’s onnodige CO2-uitstoot. En ik herken zijn frustratie. Want waar draait het in de praktijk uiteindelijk om? Precies: de uitvoering. Excellente executie.

Chagrijnige medewerkers

Ik herkende dit maar al te zeer. Een schip zonder koers verdwaalt, maar zonder kundige bemanning vergaat die. Verbeeld je een fantastische retailstrategie met chagrijnige caissières om uit te voeren. Dit is gedoemd te mislukken. Consumenten gaan wel naar de concurrent. En daar zit je dan met je prachtige powerpoint-slides. Waarom krijgt het belang van uitvoering dan toch te weinig gehoor in de boardroom? 

Onderhoudsbudgetten onder vuur

Dat geldt ook voor de onderhoudsaanpak. Onderhoud wordt door veel CFO’s gezien als een kostenpost, waarop ieder jaar wel weer wat bezuinigd kan worden om gaten in de begroting te dichten. Zelfs overheden doen hieraan mee. Na de instorting van de Morandi-brug in Genua deden Een Vandaag en NH-nieuws onderzoek in Nederland. Tientallen bruggen en viaducten vertoonden door achterstallig onderhoud een onacceptabel risico op instorten. Francine Giskens -lid van de Algemene Rekenkamer- concludeerde in juni 2019 onomwonden dat ‘het probleem van achterstallig onderhoud van bruggen wordt weggemoffeld’. Het is natuurlijk altijd leuker om nieuwe projecten op te pakken, maar dit is echt nodig’.

Hoe voorkom je dat achterstallig onderhoud wordt weggemoffeld?

Is het voor jou ook een uitdaging om het belang van goed onderhoud duidelijk te maken? Om de voortdurende besparingsdrift te pareren? En het niet te laten wegmoffelen. Drie tips om jou dit niet meer laten gebeuren. 

Taal 

Spreek de juiste taal. Bij veel discussies en ontwikkelingen op het gebied van beheer en onderhoud gaat het over de techniek, de methodieken en inhoud. Kortom: de taal van de specialist. NEN 2767 zegt een bestuurder bv. echt niets. Te weinig wordt er aansluiting gezocht bij de taal en het vocabulaire van de bestuurders en niet-specialisten, bij de beleidsdoelen en strategische thema’s van de organisatie. Doe dit wel en maak duidelijk hoe en waaraan je deze bijdrage levert. De toegevoegde waarde van beheer en onderhoud zal worden (h)erkend.

Inzicht

Geef inzicht in de risico’s. Hier is nog een wereld te winnen. Op welke onderdelen lopen we als organisatie risico’s, hoe groot en acuut zijn deze en hoe kunnen we deze risico’s verkleinen dan wel accepteren? Een duidelijk beeld van de onderhoudstoestand incl. consequenties indien er wordt bespaard op onderhoud is vaak niet voorhanden. Het is daarom niet vreemd dat urgentie ontbreekt. Zorg dat je dit inzicht in de risico’s wel levert. Desnoods indicatief. Budgetten voor een grote inventarisatie zijn immers in de meeste organisaties nog een brug te ver.

Kwaliteit

Praat niet over onderhoud, maar over kwaliteit. Vaak blijft de discussie hangen in het onderhoud van de panden, terwijl het om de kwaliteit van de panden zou moeten gaan. Dat is een wezenlijk verschil. Kwaliteit is een veel breder begrip: hieronder vallen ook zaken als bv. uitstraling, duurzaamheid en veiligheid. De eisen aan de kwaliteit verschillen natuurlijk per organisatie. Voor een organisatie als Schiphol is veiligheid extreem belangrijk, voor supermarkten parkeren en voor maatschappelijke voorzieningen beschikbaarheid en toegankelijkheid. Communiceer dan ook altijd in termen van kwaliteit.

Veilig en goedkoop

Onderhoud is niet sexy, maar wel erg belangrijk. Je zal moeten accepteren dat er een voortdurende concurrentie is met projecten waarmee bestuurders beter kunnen scoren. Het is echter in ons aller belang om de importantie van beheer en onderhoud over de spreekwoordelijke bühne te brengen. Niet alleen voor onze veiligheid, maar ook omdat tijdig beheer en onderhoud uiteindelijk ook goedkoper is. Hierdoor voorkom je dure herstelaanpassingen of chocoladekoppen in de krant. Als de CFO dáár niet gevoelig voor is…